এই মডিউলটি ব্যবহার করে গ্রাহক বা অন্যান্যদের মিটিংয়ের ইনভাইটেশন বা আমন্ত্রণ পাঠানো হয়। এখান থেকে মেসেজ লিখে বা টেমপ্লেট ব্যবহার করে এসএমএস বা ইমেইলের মাধ্যমে আমন্ত্রণ পাঠানো যায় এবং পাঠানো মেসেজের তালিকা দেখা যায়।
ধাপে ধাপে
- মেনু থেকে Meet the Consumer-এ ক্লিক করে Invitation For Meeting-এ যান।
- Meeting ড্রপডাউন থেকে নির্দিষ্ট মিটিংটি বেছে নিন।
- Message Type থেকে মেসেজের ধরন নির্বাচন করুন (এটি করলে Message Description বক্সে মেসেজটি নিজে থেকেই চলে আসবে)।
- ইনভাইটেশন পরে পাঠাতে চাইলে Scheduler এবং রিমাইন্ডার দিতে চাইলে Reminder অপশনটি On করুন।
- Sending Options থেকে Phone বা Email (বা উভয়টি) টিক দিন।
- মেসেজ পাঠাতে Send SMS বাটনে ক্লিক করুন।
- নিচের টেবিলে পাঠানো ইনভাইটেশনের তালিকা দেখতে পাবেন। বিস্তারিত দেখতে Actions কলামের চোখের আইকনে (View/Details) ক্লিক করুন।
জেনে রাখুন
- Meeting এবং Message Type অবশ্যই নির্বাচন করতে হবে, কারণ এগুলো বাধ্যতামূলক ফিল্ড।
- Sending Options থেকে অন্তত একটি মাধ্যম (Phone বা Email) বেছে নেওয়া বাধ্যতামূলক।
- টেবিলের উপরের Filter... বক্সে লিখে নির্দিষ্ট ইনভাইটেশন সহজে খুঁজে বের করা যায়।
- Columns বাটনে ক্লিক করে টেবিলের কোন কোন কলাম দেখবেন তা নিজের মতো সাজানো যায়।
স্ক্রিনের ঘর ও বোতামগুলোর মানে
Meetingঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
যে মিটিংয়ের জন্য ইনভাইটেশন পাঠাবেন তা নির্বাচন করার ড্রপডাউন।
Message Typeঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
আগে থেকে তৈরি করা মেসেজের টেমপ্লেট বেছে নেওয়ার অপশন।
Message Description
এখানে মেসেজের বিস্তারিত লেখা থাকে, যা টেমপ্লেট অনুযায়ী নিজে থেকেই পূরণ হতে পারে।
Scheduler
ইনভাইটেশনটি ভবিষ্যতের কোনো সময়ে পাঠানোর জন্য এটি On করতে হয়।
Reminder
ইনভাইটেশনের রিমাইন্ডার চালু বা বন্ধ করার অপশন।
Sending Optionsঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
মেসেজটি Phone (এসএমএস) নাকি Email-এ যাবে তা নির্বাচন করার চেকবক্স।
Send SMS
এই বাটনে ক্লিক করে নির্বাচিত প্রাপকদের কাছে মেসেজ পাঠানো হয়।
Reset
ফর্মের সব তথ্য মুছে নতুন করে পূরণ করার বাটন।
Message Recipient
যাকে ইনভাইটেশন পাঠানো হয়েছে তার নাম বা আইডি।
Recipient Type
প্রাপকের ধরন (যেমন: Consumer বা Employee)।
Phone Status
এসএমএস ঠিকমতো ডেলিভারি হয়েছে কি না তার স্ট্যাটাস।
Email Status
ইমেইল ঠিকমতো ডেলিভারি হয়েছে কি না তার স্ট্যাটাস।
Actions
নির্দিষ্ট ইনভাইটেশনের বিস্তারিত তথ্য দেখার আইকন।
সহায়ককে জিজ্ঞেস করুন
মূল ইংরেজি ম্যানুয়াল (পৃষ্ঠা ৩৮৮–৩৯০)
The "Invitation For Meeting" module, accessible via the "Home > Meet The Consumer" navigation path, facilitates the sending of invitations for meetings to selected recipients. This module provides functionalities for configuring invitation parameters, selecting recipients, and managing sent invitations.
Selection Section
This section allows users to define the meeting details and recipient selection for the invitations.
- **Meeting Reference*:** Select the relevant meeting reference from the provided dropdown menu. This is a required field.
- **Message Type*:** Select the pre-defined message template to be used for the invitation. This is a required field.
- Reminder: Toggle this option "On" or "Off" to enable or disable a reminder for the invitation.
- Scheduler: Toggle this option "On" or "Off" to enable or disable scheduling for the invitation.
- Message Description: Enter the custom message content. This field may be pre-populated based on the selected "Message Type."
- **Sending Options*:** Select the preferred method(s) for sending the invitation, either "Phone" or "Email" or both. This is a required field.
- Reset: Activate this button to clear all applied selection filters.
- Send SMS: Select this button to initiate the sending of the configured invitation message to the selected recipients via SMS.
Invitation For Meeting Information Table
The "Invitation For Meeting Information" table provides a comprehensive overview of all invitations sent or scheduled within the system.The table includes the following columns for each invitation entry:
| Column Name | Description |
|---|---|
| SL | The sequential serial number of the invitation entry within the current page. |
| Message Recipient | The name or identifier of the individual who received the invitation. |
| Recipient Type | The category of the recipient (e.g., Consumer, Employee). |
| Is Present | Indicates whether the recipient is present. |
| Meeting Reference | The unique identifier or reference code for the meeting. |
| Scheduler | Indicates whether the invitation was scheduled for future delivery. |
| Reminder | Indicates whether a reminder was set for the invitation. |
| Email Status | The delivery status of the email component of the invitation. |
| Phone Status | The delivery status of the SMS component of the invitation. |
| Zone | The geographical zone associated with the recipient. |
| Actions | Contains interactive controls that enable specific operations to be performed on the respective entry. |
Filter and Pagination
- Filter Text Box: Enter keywords to dynamically filter the displayed list of invitations. The table will update to show only entries containing the entered text.
- Pagination Controls: Located at the bottom of the table, these controls facilitate navigation through multiple pages of results. A dropdown menu allows users to select the number of rows displayed per page. The display also indicates the count of currently selected rows out of the total available entries.
Actions
Row-Specific Actions
Each invitation entry within the "Invitation For Meeting Information" table includes actionable icons under the "Actions" column:
- View/Details Icon (Eye icon): Select this icon to display the complete details of a specific invitation record in a read-only format.
Exporting Data
The data presented within the "Invitation For Meeting Information" table can be exported into various standard formats for reporting or external use:
- Excel: Select this button to download the current list of invitations in Microsoft Excel format.
- PDF: Select this button to generate and download a PDF document of the displayed list.
Column Customization
- Columns Button: Selecting this button will reveal a dropdown menu, allowing users to select or deselect specific columns for display within the "Invitation For Meeting Information" table. This feature enables tailoring the table view to specific preferences or reporting requirements.