এই মডিউলটি গ্রাহকদের অভিযোগ (complaint) এন্ট্রি, দেখা এবং ট্র্যাক করার জন্য ব্যবহার করা হয়। এখান থেকে নতুন অভিযোগ যোগ করা যায় এবং অভিযোগের বর্তমান স্ট্যাটাস চেক করা যায়।
ধাপে ধাপে
- মেনু থেকে Complaint Management-এর অধীনে Complaint List-এ ক্লিক করুন।
- নতুন অভিযোগ এন্ট্রি করতে ডানদিকের Add New বাটনে চাপ দিন।
- পপ-আপ ফর্মে ড্রপডাউন থেকে Complaint Type নির্বাচন করুন এবং Complaint Subject লিখুন।
- Complaint Raised Date ঠিক আছে কিনা দেখে নিন এবং Complaint Details-এ অভিযোগের বিস্তারিত বিবরণ লিখুন।
- অভিযোগের স্বপক্ষে কোনো ছবি বা প্রমাণ থাকলে Attachment অংশে আপলোড করুন।
- সবশেষে Save বাটনে ক্লিক করুন। সেভ হলে একটি নতুন Tracking ID তৈরি হবে এবং তালিকায় অভিযোগটির স্ট্যাটাস Created দেখাবে।
জেনে রাখুন
- Attachment আপলোড করার ক্ষেত্রে ফাইলের সাইজ সর্বোচ্চ ১০ মেগাবাইট (10 MB) হতে পারবে।
- নতুন অভিযোগ সেভ করার পর সিস্টেম থেকে একটি ইউনিক Tracking ID তৈরি হবে এবং এর প্রাথমিক স্ট্যাটাস Created দেখাবে।
স্ক্রিনের ঘর ও বোতামগুলোর মানে
Complaint Typeঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
অভিযোগের ধরন (যেমন: Payment Issue) খোঁজার জন্য বা নতুন অভিযোগের ক্ষেত্রে ধরন বেছে নেওয়ার জন্য এটি ব্যবহার করুন।
Tracking ID
নির্দিষ্ট কোনো অভিযোগ খুঁজতে তার সিস্টেম জেনারেটেড ট্র্যাকিং নম্বরটি এখানে দিন।
Complaint Raised Date
যে তারিখে অভিযোগ করা হয়েছে তা দিয়ে খোঁজার জন্য বা নতুন অভিযোগের ক্ষেত্রে জমার তারিখ দেখতে এটি ব্যবহৃত হয়।
Status
অভিযোগের বর্তমান অবস্থা (যেমন: Created, Assigned) দিয়ে তালিকা ফিল্টার করার জন্য।
Search
বাছাই করা তথ্য অনুযায়ী অভিযোগের তালিকা দেখতে এই বাটনে ক্লিক করুন।
Reset
খোঁজার ফিল্টারগুলো মুছে ফেলে আগের অবস্থায় ফিরতে এটি ব্যবহার করুন।
Add New
নতুন অভিযোগ এন্ট্রি করার ফর্ম খুলতে এই বাটনে চাপ দিন।
Export to Excel
অভিযোগের তালিকাটি এক্সেল ফাইলে ডাউনলোড করতে এখানে ক্লিক করুন।
Complaint Subjectঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
নতুন অভিযোগ এন্ট্রির সময় অভিযোগের একটি সংক্ষিপ্ত শিরোনাম এখানে লিখুন।
Complaint Detailsঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
নতুন অভিযোগের বিস্তারিত বিবরণ এই বক্সে লিখুন।
Attachment
অভিযোগের প্রমাণ হিসেবে কোনো ছবি বা ফাইল এখানে আপলোড করতে পারবেন।
Save
অভিযোগটি সিস্টেমে সেভ করে একটি ট্র্যাকিং আইডি তৈরি করতে এই বাটনে ক্লিক করুন।
Cancel
কোনো তথ্য সেভ না করে ফর্মটি বন্ধ করতে চাইলে এখানে চাপ দিন।
আরও স্ক্রিনশট
সহায়ককে জিজ্ঞেস করুন
মূল ইংরেজি ম্যানুয়াল (পৃষ্ঠা ৩৪০–৩৪৩)
The Complaint List module is used to create, view, and track customer complaints. Users can search complaints using different criteria, add new complaints, and monitor their current status.
Search Criteria
Users can filter complaint records using the following search options:
- Complaint Type: Select a complaint category (e.g., Payment Issue, Meter Issue).
- Tracking ID: Enter the complaint tracking number to search for a specific complaint.
- Complaint Raised Date: Select the date on which the complaint was submitted.
- Status: Select the complaint status (e.g., Created, Assigned, Resolved).
Buttons
- Search: Displays complaint records based on the selected search criteria.
- Reset: Clears all search filters and restores the default view.
- Add New: Opens the complaint entry form to create a new complaint.
- Export to Excel: Downloads the complaint list in Excel format.
Complaint List
After clicking Search , the system displays the matching complaint records with the following information:
| Column | Description |
|---|---|
| SL | Serial number of the record. |
| Tracking ID | System-generated unique complaint tracking number. |
| Complaint Type | Category of the complaint. |
| Complaint Subject | Short title of the complaint. |
| Complaint Raised Date | Date when the complaint was submitted. |
| Complaint Details | Detailed description of the complaint. |
| Status | Current processing status of the complaint. |
| Actions | Provides available actions for the selected complaint. |
Create New Complaint
The Create New Complaint form is used to register a new complaint in the system.
Field Description
| Field | Description |
|---|---|
| Complaint Type* | Select the appropriate complaint category. This field is mandatory. |
| Complaint Subject* | Enter a short title describing the complaint. This field is mandatory. |
| Complaint Raised Date | Displays the complaint submission date. |
| Complaint Details* | Enter a detailed description of the complaint. This field is mandatory. |
| Attachment | Upload supporting documents or images related to the complaint. The maximum allowed file size is 10 MB. Files can be uploaded by clicking Click to Upload or by dragging and dropping them into the upload area. |
Buttons
- Save: Saves the complaint and generates a unique Tracking ID for future reference.
- Cancel: Closes the form without saving any information.
Process Flow
- Navigate to Complaint Management → Complaint List .
- Click Add New .
- Select the Complaint Type .
- Enter the Complaint Subject .
- Verify the Complaint Raised Date .
- Enter the Complaint Details .
- Upload any supporting attachment if required.
- Click Save to register the complaint.
- The system generates a unique Tracking ID , and the complaint appears in the Complaint List with the initial status Created .
161.Complaint Assign