এই মডিউলটি ব্যবহার করে গ্রাহকদের অভিযোগ বা কমপ্লেইন সমাধানের জন্য নির্দিষ্ট অফিসারদের (১ম এবং ২য় স্তরের) কাছে অ্যাসাইন করা হয়। এর মাধ্যমে অভিযোগের অবস্থা এবং সমাধানের আনুমানিক সময় নির্ধারণ করা যায়।
ধাপে ধাপে
- মেনু থেকে Complaint Management-এ ক্লিক করে Complaint Assign নির্বাচন করুন।
- নির্দিষ্ট অভিযোগ খুঁজতে Complaint Type, Tracking ID বা অন্যান্য ফিল্টার ব্যবহার করে Search বাটনে চাপ দিন।
- নিচের তালিকায় অভিযোগগুলো দেখা যাবে। বিস্তারিত দেখতে Actions কলামের ভিউ (চোখের মতো) আইকনে ক্লিক করুন।
- অফিসার অ্যাসাইন করতে বা তথ্য আপডেট করতে এডিট (পেন্সিল) আইকনে ক্লিক করুন।
- এডিট উইন্ডোতে 1st Tier Resolver Officer, 1st Resolver Assign Date এবং 1st Estimated Day পূরণ করে Assign বাটনে ক্লিক করুন।
- কোনো অ্যাসাইনমেন্ট বাতিল করতে চাইলে ডিলিট (ট্র্যাশ) আইকনে ক্লিক করে Delete বাটনে চাপ দিন।
জেনে রাখুন
- কমপ্লেইন অ্যাসাইনমেন্ট ডিলিট করলে তা স্থায়ীভাবে মুছে যাবে, তাই শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যবহারকারীদের এটি করা উচিত।
- এডিট উইন্ডোতে ১ম স্তরের অফিসার, অ্যাসাইন করার তারিখ এবং আনুমানিক দিন অবশ্যই পূরণ করতে হবে।
স্ক্রিনের ঘর ও বোতামগুলোর মানে
**Complaint Type**
অভিযোগের ধরন বা ক্যাটাগরি নির্বাচন করার জন্য।
**Tracking ID**
অভিযোগের নির্দিষ্ট ট্র্যাকিং নম্বর।
**1st Tier Resolver Officer**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
১ম স্তরের সমাধানের জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত অফিসারের নাম নির্বাচন করুন।
**1st Resolver Assign Date**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
১ম স্তরের অফিসারকে দায়িত্ব দেওয়ার তারিখ।
**1st Estimated Day**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
১ম স্তরের সমাধানের জন্য আনুমানিক কত দিন লাগবে তা লিখুন।
**2nd Tier Resolver Officer**
প্রয়োজন হলে ২য় স্তরের সমাধানের জন্য দায়িত্বপ্রাপ্ত অফিসারের নাম।
**2nd Estimated Day**
২য় স্তরের সমাধানের জন্য আনুমানিক কত দিন লাগবে তা লিখুন।
**Description**
অ্যাসাইনমেন্ট সম্পর্কে কোনো অতিরিক্ত মন্তব্য বা নোট লেখার জায়গা।
**Status**
অভিযোগের বর্তমান অবস্থা (যেমন: Created, Solved) দেখার জন্য।
**Search**
ফিল্টার অনুযায়ী অভিযোগ খুঁজতে এই বাটনে ক্লিক করুন।
**Assign**
নতুন অ্যাসাইনমেন্ট সেভ করতে এই বাটনে চাপ দিন।
**Export to Excel**
কমপ্লেইন অ্যাসাইনমেন্টের তালিকা এক্সেল ফাইলে ডাউনলোড করার বাটন।
আরও স্ক্রিনশট
সহায়ককে জিজ্ঞেস করুন
মূল ইংরেজি ম্যানুয়াল (পৃষ্ঠা ৩৪৩–৩৪৮)
The Complaint Assign module is used to assign complaints to resolver officers for investigation and resolution. Users can search complaints, assign first- and second-tier resolver officers, define estimated resolution time, and monitor the assignment status.
Search Criteria
Users can filter complaint records using the following search options:
- Complaint Type: Select the complaint category.
- Tracking ID: Enter the complaint tracking number.
- 1st Resolver Officer: Select the assigned first-tier resolver officer.
- 2nd Resolver Officer: Select the assigned second-tier resolver officer.
- Complaint Raised Date: Select the complaint submission date.
- Status: Select the current complaint status.
Buttons
- Search: Displays complaint records based on the selected search criteria.
- Reset: Clears all search filters and restores the default view.
- Export to Excel: Downloads the complaint assignment list in Excel format.
Complaint Assignment List
After clicking Search , the system displays the matching complaint records with the following information:
| Column | Description |
|---|---|
| SL | Serial number of the record. |
| Tracking ID | Unique complaint tracking number. |
| Complaint Type | Category of the complaint. |
| Complaint Subject | Short title of the complaint. |
| 1st Resolver | Assigned first-tier resolver officer. |
| 1st Est. Time | Estimated number of days for the first-tier resolver to resolve the complaint. |
| 2nd Resolver | Assigned second-tier resolver officer. |
| 2nd Est. Time | Estimated number of days for the second-tier resolver. |
| Complaint Raised Date | Date the complaint was submitted. |
| Status | Current status of the complaint. |
| Actions | Provides options to view, edit, or delete the complaint assignment. |
View Complaint Assignment
The View Complaint Assignment window displays the complete details of a complaint and its assignment information.
Information Displayed
- Complaint Type
- Tracking ID
- Complaint Raised Date
- Complaint Subject
- Complaint Details
- 1st Tier Resolver Officer
- 1st Resolver Assign Date
- 1st Estimated Day
- 2nd Tier Resolver Officer
- 2nd Resolver Assign Date
- 2nd Estimated Day
- Description
- Attachment (Image Preview, if available)
The complaint progress timeline is also displayed, showing the current stages such as:
- Raised
- Created
- 1st Resolver Assigned
- Solved
Click Close to return to the Complaint Assignment List.
Edit Complaint Assignment
The Edit Complaint Assignment window is used to assign or update resolver officers for a complaint.
Field Description
| Field | Description |
|---|---|
| Complaint Type | Displays the complaint category. |
| Tracking ID | Displays the unique complaint tracking number. |
| Complaint Raised Date | Displays the complaint submission date. |
| 1st Tier Resolver Officer* | Select the officer responsible for first-level complaint resolution. This field is mandatory. |
| 1st Resolver Assign Date* | Select the assignment date for the first-tier resolver. This field is mandatory. |
| Complaint Subject | Displays the complaint subject. |
| 2nd Tier Resolver Officer | Select the officer responsible for second-level resolution, if required. |
| 2nd Resolver Assign Date | Select the assignment date for the second-tier resolver. |
| 1st Estimated Day* | Enter the estimated number of days required for first-level resolution. This field is mandatory. |
| 2nd Estimated Day | Enter the estimated number of days required for second-level resolution, if applicable. |
| Complaint Details | Displays the complaint description. |
| Description | Enter additional comments or assignment notes. |
| Attachment | Displays the uploaded supporting document or image. |
Buttons
- Assign: Saves the assignment information and updates the complaint status.
- Cancel: Closes the window without saving any changes.
Delete Complaint Assignment
The Delete Complaint Assignment option is used to remove a complaint assignment record from the system.
When the Delete action is selected, a confirmation message is displayed showing the complaint's Tracking ID .
Buttons
- Delete: Permanently removes the selected complaint assignment.
- Cancel: Closes the confirmation dialog without deleting the record.
Note: Deleting a complaint assignment is permanent and should only be performed by authorized users.
162.Assigned To Me