এই মডিউলটি ব্যবহার করে দর্শনার্থীদের আসার আগেই তাদের অ্যাপয়েন্টমেন্ট তৈরি এবং ম্যানেজ করা যায়। এর মাধ্যমে দর্শনার্থীর তথ্য সেভ করা, কার সাথে দেখা করবেন তা নির্ধারণ করা এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টের বর্তমান অবস্থা দেখা যায়।
ধাপে ধাপে
- মেনু থেকে Security Gate Pass-এর অধীনে Advanced Appointment-এ ক্লিক করুন।
- নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট তৈরি করতে ডানদিকের Add New বাটনে চাপ দিন।
- ফর্মে দর্শনার্থীর নাম, মোবাইল নম্বর, কার সাথে দেখা করবেন এবং অন্যান্য প্রয়োজনীয় তথ্য পূরণ করুন।
- ছবি থাকলে আপলোড করে Save বাটনে ক্লিক করুন।
- আগের কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্ট খুঁজতে Visitor Name বা Appointment Date দিয়ে Search বাটনে চাপ দিন।
- অ্যাপয়েন্টমেন্টের বিস্তারিত দেখতে তালিকার Actions কলাম থেকে চোখের আইকনে ক্লিক করুন।
- কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্ট মুছে ফেলতে Actions কলামের ডিলিট (ট্র্যাশ) আইকনে ক্লিক করে কনফার্ম করুন।
জেনে রাখুন
- ছবি আপলোডের ক্ষেত্রে ফাইলের সাইজ সর্বোচ্চ ১০ মেগাবাইট (10 MB) হতে পারবে।
- অ্যাপয়েন্টমেন্ট ডিলিট করলে তা স্থায়ীভাবে মুছে যাবে, তাই ডিলিট করার আগে নিশ্চিত হয়ে নিন।
স্ক্রিনের ঘর ও বোতামগুলোর মানে
**Visitor Name**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
দর্শনার্থীর পুরো নাম লিখুন।
**Visitor Mobile**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
দর্শনার্থীর মোবাইল নম্বর লিখুন।
**Visitor Address**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
দর্শনার্থীর বর্তমান ঠিকানা লিখুন।
**Visitor Type**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
দর্শনার্থীর ধরন (যেমন: Current, New) নির্বাচন করুন।
**Approximate Date**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
পরিদর্শনের সম্ভাব্য তারিখ নির্বাচন করুন।
**Approximate Time Start**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
পরিদর্শনের সম্ভাব্য শুরুর সময় দিন।
**Approximate Time End**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
পরিদর্শনের সম্ভাব্য শেষ হওয়ার সময় দিন।
**Visited Person**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
দর্শনার্থী যে কর্মকর্তার সাথে দেখা করবেন তার নাম নির্বাচন করুন।
**Visit Purpose**অবশ্যই পূরণ করতে হবে
পরিদর্শনের উদ্দেশ্য বা কারণ লিখুন।
**Visitor NID**
দর্শনার্থীর জাতীয় পরিচয়পত্র নম্বর লিখুন (যদি থাকে)।
**Picture**
দর্শনার্থীর ছবি আপলোড করুন।
**Search**
নির্দিষ্ট তথ্য দিয়ে অ্যাপয়েন্টমেন্ট খুঁজতে এই বাটনে ক্লিক করুন।
**Add New**
নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট এন্ট্রি ফর্ম খুলতে এই বাটনে চাপ দিন।
**Actions**
অ্যাপয়েন্টমেন্টের বিস্তারিত দেখতে বা ডিলিট করতে এই কলামের আইকনগুলো ব্যবহার করুন।
আরও স্ক্রিনশট
সহায়ককে জিজ্ঞেস করুন
মূল ইংরেজি ম্যানুয়াল (পৃষ্ঠা ৩৫৬–৩৬১)
The Advanced Appointment module is used to create and manage visitor appointments before their arrival. Users can register visitor information, schedule appointments with employees, monitor appointment status, and maintain appointment records.
Search Criteria
Users can search appointment records using the following search options:
- Visitor Name: Enter the visitor's name.
- Visited Person: Select the employee to be visited.
- Appointment Date: Select the appointment date.
- Appointment Status: Select the current appointment status.
Buttons
- Search: Displays appointment records based on the selected search criteria.
- Reset: Clears all search filters and restores the default view.
- Add New: Opens the appointment entry form to create a new appointment.
- Export to Excel: Downloads the appointment list in Excel format.
Appointment List
After clicking Search , the system displays the matching appointment records with the following information:
| Column | Description |
|---|---|
| SL | Serial number of the record. |
| Visitor Name | Name of the visitor. |
| Visited Person | Employee the visitor intends to meet. |
| Visitor Type | Type of visitor (e.g., Current, New). |
| Date | Scheduled appointment date. |
| Address | Visitor's address. |
| Authorize | Name of the authorizer who approved the appointment. |
| Status | Current status of the appointment. |
| Actions | Provides options to view or delete the appointment record. |
Create New Appointment
The Create New Appointment form is used to register a visitor appointment in advance.
Field Description
| Field | Description |
|---|---|
| Visitor Name* | Enter the full name of the visitor. This field is mandatory. |
| Visitor NID | Enter the visitor's National ID number, if available. |
| Visitor Mobile* | Enter the visitor's mobile number. This field is mandatory. |
| Visitor Address* | Enter the visitor's address. This field is mandatory. |
| Visitor Type* | Select the visitor type. This field is mandatory. |
| Approximate Date* | Select the expected visit date. This field is mandatory. |
| Approximate Time Start* | Select the expected start time of the visit. This field is mandatory. |
| Approximate Time End* | Select the expected end time of the visit. This field is mandatory. |
| Visited Person* | Select the employee to be visited. This field is mandatory. |
| Visit Purpose* | Enter the purpose of the visit. This field is mandatory. |
| Description | Enter additional information about the appointment. |
| Picture | Upload the visitor's photograph. The maximum allowed file size is 10 MB. Files can be uploaded by clicking Click to Upload or by dragging and dropping them into the upload area. |
Buttons
- Save: Saves the appointment information.
- Cancel: Closes the form without saving any information.
View Appointment
The View Appointment window displays the complete details of the selected visitor appointment.
Information Displayed
- Visitor Name
- Visitor NID
- Visitor Mobile
- Visitor Address
- Visitor Type
- Approximate Date
- Approximate Time Start
- Approximate Time End
- Visited Person
- Visit Purpose
- Description
- Picture (Image Preview)
Click Close to return to the Advanced Appointment list.
Delete Appointment
The Delete Appointment option is used to remove an appointment record from the system.
When the Delete action is selected, a confirmation message is displayed asking for confirmation before deleting the selected appointment.
Buttons
- Delete: Permanently removes the selected appointment.
- Cancel: Closes the confirmation dialog without deleting the record.
Note: Deleting an appointment is permanent and should only be performed by authorized users.
165.Generate Appointment