Generate Appointment · বিলিং সহায়ক

এই মডিউলটি ব্যবহার করে দর্শনার্থীদের (visitor) গেট পাসের অ্যাপয়েন্টমেন্ট তৈরি ও পরিচালনা করা হয়। এর মাধ্যমে দর্শনার্থীর প্রবেশ ও বের হওয়ার সময়, গেট কার্ড এবং অ্যাপয়েন্টমেন্টের বিস্তারিত তথ্য আপডেট করা যায়।

ধাপে ধাপে

মেনু থেকে Security Gate Pass-এর অধীনে Generate Appointment-এ ক্লিক করুন।
নির্দিষ্ট অ্যাপয়েন্টমেন্ট খুঁজতে Visitor Name, Visited Person, Appointment Date বা Appointment Status দিয়ে Search বাটনে চাপ দিন।
নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট তৈরি করতে Add New বাটনে ক্লিক করুন।
তালিকার Actions কলাম থেকে চোখের আইকনে (View) ক্লিক করে অ্যাপয়েন্টমেন্টের বিস্তারিত তথ্য দেখুন।
তথ্য আপডেট করতে বা প্রবেশ/বের হওয়ার সময় বসাতে এডিট আইকনে ক্লিক করুন এবং পরিবর্তন শেষে Update বাটনে চাপ দিন।
কোনো রেকর্ড মুছতে ডিলিট আইকনে ক্লিক করে কনফার্মেশন মেসেজ এলে Delete বাটনে চাপ দিন।

জেনে রাখুন

অ্যাপয়েন্টমেন্ট ডিলিট করলে তা স্থায়ীভাবে মুছে যায়, তাই শুধুমাত্র অনুমোদিত ব্যবহারকারীদের এটি করা উচিত।

স্ক্রিনের ঘর ও বোতামগুলোর মানে

Visitor Nameঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
দর্শনার্থীর নাম খোঁজার জন্য বা আপডেট করার জন্য।
Visited Personঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
যাঁকে ভিজিট করতে এসেছে, তাঁর নাম।
Appointment Dateঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
অ্যাপয়েন্টমেন্টের নির্ধারিত তারিখ।
Appointment Status
অ্যাপয়েন্টমেন্টের বর্তমান অবস্থা।
Search
তথ্য দিয়ে নির্দিষ্ট অ্যাপয়েন্টমেন্ট খোঁজার বাটন।
Add New
নতুন অ্যাপয়েন্টমেন্ট খোলার বাটন।
Export to Excel
অ্যাপয়েন্টমেন্টের তালিকাটি এক্সেল ফাইলে ডাউনলোড করার বাটন।
In Timeঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
দর্শনার্থী প্রবেশের প্রকৃত সময়।
Out Time
দর্শনার্থী বের হওয়ার প্রকৃত সময়।
Card No
দর্শনার্থীকে দেওয়া গেট পাস বা পারমিট কার্ড নম্বর।
Actions
অ্যাপয়েন্টমেন্ট দেখা, আপডেট বা ডিলিট করার অপশন।
Visitor Mobileঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
দর্শনার্থীর মোবাইল নম্বর।
Visitor Gate Cardঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
দর্শনার্থীকে দেওয়া গেট পাস কার্ড।
Visitor Addressঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
দর্শনার্থীর ঠিকানা।
Visitor Typeঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
দর্শনার্থীর ধরন।
Visit Purposeঅবশ্যই পূরণ করতে হবে
ভিজিট করার উদ্দেশ্য।
Capture Image
ক্যামেরা থাকলে দর্শনার্থীর ছবি তোলার অপশন।
Update
অ্যাপয়েন্টমেন্টের পরিবর্তিত তথ্য সেভ করার বাটন।

আরও স্ক্রিনশট

সহায়ককে জিজ্ঞেস করুন

ভিজিটরের ঢোকার এবং বের হওয়ার সময় কীভাবে এন্ট্রি করব?আগের কোনো অ্যাপয়েন্টমেন্টের তথ্য আপডেট করব কীভাবে?ভিজিটরকে দেওয়া গেট পাসের কার্ড নম্বর কোথায় বসাব?ভুল করে তৈরি করা অ্যাপয়েন্টমেন্ট ডিলিট করা যাবে কি?

মূল ইংরেজি ম্যানুয়াল (পৃষ্ঠা ৩৬১–৩৬৬)

The Generate Appointment module is used to generate and manage visitor gate pass appointments. It allows users to search appointments, record visitor entry and exit times, assign gate cards, update appointment details, and monitor the appointment status.

Search Criteria

Users can search appointment records using the following search options:

Visitor Name: Enter the visitor's name.
Visited Person: Select the employee to be visited.
Appointment Date: Select the appointment date.
Appointment Status: Select the current appointment status.

Buttons

Search: Displays appointment records based on the selected search criteria.
Reset: Clears all search filters and restores the default view.
Add New: Opens the appointment creation form, if permitted.
Export to Excel: Downloads the appointment list in Excel format.

Appointment List

After clicking Search , the system displays the matching appointment records with the following information:

Column	Description
SL	Serial number of the record.
Visitor Name	Name of the visitor.
Visited Person	Employee being visited.
Date	Scheduled appointment date.
In Time	Actual visitor check-in time.
Out Time	Actual visitor check-out time.
Card No	Visitor gate pass or permit card number issued to the visitor.
Address	Visitor's address.
Authorize	Name of the authorizer who approved the appointment.
Status	Current status of the appointment.
Actions	Provides options to view, update, or delete the appointment.

View Appointment

The View Appointment window displays the complete details of the selected visitor appointment.

Information Displayed

Visitor Name
Visitor NID
Visitor Mobile
Visitor Gate Card
Visitor Address
Visitor Type
Appointment Date
Appointment Time Start
Appointment Time End
Visited Person
Visit Purpose
In Time
Out Time
Description
Status
Picture (Image Preview)

Click Close to return to the Generate Appointment list.

Edit Appointment

The Edit Appointment window is used to update visitor appointment information, record entry and exit times, and manage the appointment status.

Field Description

Field	Description
Visitor Name*	Displays or updates the visitor's name.
Visitor NID	Displays or updates the visitor's National ID number.
Visitor Mobile*	Displays or updates the visitor's mobile number.
Visitor Gate Card*	Displays or updates the gate pass card assigned to the visitor.
Visitor Address*	Displays or updates the visitor's address.
Visitor Type*	Displays or updates the visitor type.
Appointment Date*	Displays or updates the scheduled appointment date.
Visited Person*	Displays or updates the employee to be visited.
Visit Purpose*	Displays or updates the purpose of the visit.
In Time*	Record or update the visitor's actual check-in time.
Out Time	Record or update the visitor's actual check-out time.
Description	Enter or update additional notes related to the appointment.
Status	Displays or updates the current appointment status.
Picture	Displays the visitor's uploaded image.
Capture Image	Captures or updates the visitor's photograph using the connected camera, if available.

Buttons

Update: Saves the updated appointment information.
Cancel: Closes the window without saving any changes.

Delete Appointment

The Delete Appointment option is used to remove an appointment record from the system.

When the Delete action is selected, a confirmation message is displayed asking for confirmation before deleting the selected appointment.

Buttons

Delete: Permanently removes the selected appointment.
Cancel: Closes the confirmation dialog without deleting the record.

Note: Deleting an appointment is permanent and should only be performed by authorized users.

166.Appointment History Report