এই মডিউলটি ব্যবহার করে অফিসে আসা দর্শনার্থীদের (visitors) অ্যাপয়েন্টমেন্টের পুরনো রেকর্ড দেখা যায়। নির্দিষ্ট তারিখ বা কর্মকর্তার নাম দিয়ে সার্চ করে রিপোর্ট দেখা এবং তা এক্সেলে ডাউনলোড করা যায়।
ধাপে ধাপে
- মেনু থেকে Security Gate Pass-এর অধীনে থাকা Appointment History Report-এ ক্লিক করুন।
- আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী Appointment Date, Visited Name, From Date অথবা To Date বক্সে তথ্য দিন।
- রিপোর্ট তৈরি করতে View Report বাটনে চাপ দিন।
- নিচের টেবিলে অ্যাপয়েন্টমেন্টের বিস্তারিত তথ্য (যেমন: ভিজিটরের নাম, ঢোকা ও বের হওয়ার সময়) দেখতে পাবেন।
- রিপোর্টটি কম্পিউটারে সেভ করতে চাইলে Export to Excel বাটনে ক্লিক করুন।
জেনে রাখুন
- আপনি চাইলে এক বা একাধিক সার্চ অপশন ব্যবহার করে রিপোর্ট ফিল্টার করতে পারবেন।
স্ক্রিনের ঘর ও বোতামগুলোর মানে
Appointment Date
নির্দিষ্ট কোনো তারিখের অ্যাপয়েন্টমেন্ট খুঁজতে এই ঘরে তারিখ নির্বাচন করুন।
Visited Name
দর্শনার্থী যে কর্মকর্তার সাথে দেখা করেছেন তার নাম এখানে লিখুন।
From Date
যে তারিখ থেকে রিপোর্ট দেখতে চান তা নির্বাচন করুন।
To Date
যে তারিখ পর্যন্ত রিপোর্ট দেখতে চান তা নির্বাচন করুন।
View Report
সার্চের তথ্য অনুযায়ী রিপোর্ট দেখতে এই বাটনে ক্লিক করুন।
Reset
সার্চের ঘরে দেওয়া সব তথ্য মুছে ফেলতে এই বাটনে চাপ দিন।
Export to Excel
রিপোর্টটি এক্সেল ফাইলে ডাউনলোড করতে এই বাটনে ক্লিক করুন।
Visitor Name
যিনি দেখা করতে এসেছেন তার নাম।
Visitor In Time
দর্শনার্থী কখন অফিসে প্রবেশ করেছেন তার সময়।
Visitor Out Time
দর্শনার্থী কখন অফিস থেকে বের হয়েছেন তার সময়।
Status
অ্যাপয়েন্টমেন্টের বর্তমান অবস্থা (যেমন: Done, Pending, Cancelled)।
সহায়ককে জিজ্ঞেস করুন
মূল ইংরেজি ম্যানুয়াল (পৃষ্ঠা ৩৬৬–৩৬৮)
The Appointment History Report module is used to view and monitor historical records of visitor appointments. Users can search appointment history using various criteria, generate reports, and export the results for analysis or record-keeping.
Search Criteria
Users can filter appointment history using the following search options:
- Appointment Date: Select the appointment date.
- Visited Name: Enter the name of the employee who was visited.
- From Date: Select the starting date of the reporting period.
- To Date: Select the ending date of the reporting period.
Buttons
- View Report: Displays appointment history based on the selected search criteria.
- Reset: Clears all search filters and restores the default view.
- Export to Excel: Downloads the report in Excel format.
Appointment History Report
After clicking View Report , the system displays the matching appointment records with the following information:
| Column | Description |
|---|---|
| SL | Serial number of the record. |
| Appointment Date | Date of the scheduled appointment. |
| Visitor Name | Name of the visitor. |
| Visitor Address | Address of the visitor. |
| Visitor Mobile | Mobile number of the visitor. |
| Appointment Start Time | Scheduled start time of the appointment. |
| Appointment End Time | Scheduled end time of the appointment. |
| Visitor In Time | Actual time the visitor entered the premises. |
| Visitor Out Time | Actual time the visitor left the premises. |
| Status | Current status of the appointment (e.g., Done, Pending, Cancelled). |
Report Generation Process
- Navigate to Security Gate Pass → Appointment History Report .
- Enter one or more search criteria as required.
- Click View Report to generate the report.
- Review the appointment history displayed in the report grid.
- Click Export to Excel to download the report for offline use or record-keeping.